インボイス制度で使用する「適格請求書」とは？記載する際の注意点を解説

2023年10月からインボイス制度開始！対応できるよう適格請求書などを準備しておこう

インボイス制度は2023年10月1日から始まる新しい制度です。適格請求書等保存方式という呼び名もあります。
制度がスタートすると売り手も買い手も適格請求書（インボイス）を扱うことになるため、どのような内容か把握しておくことが必要です。

今回は、インボイス制度に対応できるように、制度の概要などを詳しく解説していきます。
事前準備などについても説明しているため、インボイス制度について理解を深めておきたい方はぜひ目を通してください。

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インボイス制度とは？

インボイス制度は2023年10月から始まります。どのような制度なのか把握しきれていない人もいるはずです。まずは、インボイス制度の概要から説明します。

仕入税額控除の方式

インボイス制度は、複数税率に対応している消費税の仕入税額控除の方式で、正式な名前は、適格請求書等保存方式です。
商品やサービスの売り手だけではなく、買い手にも適用されるのが特徴です。

売り手は適格請求書の発行や写しの保存をしなければいけません。買い手側に消費税を正しく伝え、取引の透明性を高められます。
買い手側は、適格請求書を保存しておかなければいけないというルールになっています。

事業者が納めるべき税金は、売上げにかかる消費税と仕入れにかかる消費税の差額分です。この仕組みが仕入税額控除と呼ばれています。

免税事業者が得る消費税の益税を是正することも、インボイス制度をスタートする目的のひとつです。

インボイス制度で使用する「適格請求書」とは

インボイス制度では、適格請求書が使用されます。これまでの請求書とは内容が異なるため、あらかじめ書き方を確認しておく必要があります。

変更されたフォーマットに慣れ、制度がスタートしてから戸惑わないように万全の体制を整えておくことが重要です。

適格請求書とは？

適格請求書には、適格請求書を発行した業者の登録番号や税率ごとに変わる消費税額、適用税率が記載されています。
税込み額を記載した請求書でもこれまでは問題ありませんでしたが、それでは商品などの税率がいくらか、消費税はどのくらいかかったのかわかりません。
詳細な情報を知るためには適格請求書が必要となります。

適格請求書は、税務署に登録している適格請求書発行業者だけが発行できます。課税事業者しか適格請求書発行業者になれないという点にも注意が必要です。

適格請求書に記載する項目

適格請求書に記載する項目も確認してください。

• 適格請求書発行業者の氏名もしくは名称、登録番号
• 取引きを行った日付
• 軽減税率の対象品目だとわかる取引きの内容
• 税率ごとに分けて合計した対価の額（税抜きもしくは税込み）、適用税率
• 税率ごとに分けた消費税額など
• 書類の交付を受ける事業者の氏名もしくは名称

このような情報を記載します。登録番号は、適格請求書発行事業者に交付されるものです。そのため、事前に適格請求書発行事業者の登録申請が必要不可欠です。

適格簡易請求書とは？

適格簡易請求書というものもあります。
適格簡易請求書は、小売業やタクシー業、駐車場業、写真業、旅行業など不特定多数に商品やサービスを販売する場合に発行が認められています。
必要な項目が明記されていれば、領収書やレシートが適格簡易請求書として発行可能です。

業種によっては、適格請求書の作成が難しい場合もあります。そのため、適格簡易請求書の発行も認め、インボイス制度を導入できる環境づくりを行っています。

適格簡易請求書に記載する項目

以下の5項目が記載されているレシートや領収書は、適格簡易領収書として認められます。
簡易という名称になっていますが、効力は適格領収書と同様です。適格請求書発行事業者でなければ発行できないという点も同じです。

• 適格請求書発行業者の氏名もしくは名称、登録番号
• 取引きを行った日付
• 軽減税率の対象品目だとわかる取引きの内容
• 税率ごとに分けて合計した対価の額（税抜きもしくは税込み）
• 税率ごとに分けた消費税額などもしくは適用税率

適格請求書を記載する前に確認すべきこと5つ

適格請求書を記載する際、確認しておきたいことがあります。ここでは、特に確認すべきポイントを5つご紹介します。
対象となる可能性がある場合はチェックしてみてください。

1.仕入明細書などの対応

インボイス制度でも、仕入れ明細書などを保存しておくと仕入れ税額控除が適用となります。

ただし、記載する登録番号は課税仕入れの売り手側のものであること、現行と同じく課税仕入れの売り手の確認を受けたものに限られることは留意点として覚えておいてください。
「送付後一定期間内に連絡がない場合は確認済みとみなします。」などと記載しておくのも効果的です。

仕入明細書などに記載する項目は以下のとおりです。

• 仕入明細書等の作成した人の氏名もしくは名称
• 課税仕入れの相手方の氏名もしくは名称、登録番号
• 課税仕入れを行った日付
• 課税仕入れの内容が軽減税率の対象品目であること
• 税率ごとに分けて計算した課税仕入れに係る支払い対価の額と適用税率
• 税率ごとに分けて消費税額など

　

2.複数の書類でも対応できる

適格請求書は必要な内容が記載されていることが条件となっていますが、ひとつの書類だけで完結しなければいけないという決まりはありません。

つまり、複数の書類でも対応可能ということになります。例えば、請求書と納品書があれば必要な項目を満たす場合、複数の書類を合わせて適格請求書にできます。

ただし、相互の関連が明確になっていなければいけません。関連があれば問題なく利用できます。

また、事務所の賃借のように取引の度に請求書などが交付されない可能性も考慮しなければなりません。
そのような場合は、適格請求書に記載する内容の一部（課税資産の譲渡が行われた日付など）が記載された契約書や通帳、銀行が発行する振込金受取書なども書類の一部と認められます。

3.取引先コードを記載する場合の条件

適格請求書には、適格請求書発行事業者の氏名もしくは名称、登録番号を記載しなければいけません。

ただし、登録番号と紐づいている管理コード表などを相手と共有していて、買い手側で取引先コード表などを使って登録番号を確認できる場合は、取引先コードを記入するだけで大丈夫です。

取引先コードは、日本国内における取引きをする際、企業や事業所を識別するためのものとなります。数字のみで構成されている6桁のコードです。

コードを記載すれば、適格請求書発行事業者の氏名もしくは名称、登録番号が記載されているとみなされます。
双方で確認できる状態であれば、記載する内容を簡素化できるためメリットは大きいです。

4.消費税額などの端数処理

インボイス制度では、適格請求書に記載する消費税額の計算方法が決められています。
取引きにかかる税抜価格もしくは税込価格を税率ごとに分け、10％または8％を乗じた金額に対する端数処理を行います。
1円未満の端数が発生した場合、1つの適格請求書につき税率ごとの1回端数処理が行えるという仕組みです。

消費税額を計算する際は、品目ごとに消費税額を算出するわけではなく、対象となる品目の合計金額を活用します。
そうしなければ、全体の金額から算出された税額と品目ごとの税額を足した金額に差が生じてしまうためです。

ただし、税込み価格の場合は品目ごとに計算した場合に差が生まれないので問題ありません。

少々複雑ですが、1円単位で記載しなければいけないので、税込みか税抜きか確認して作成してください。

5.電子インボイスにおける対応

適格請求書は、書面で交付することはもちろんできます。
さらに、電子データを活用した電子インボイスという方法もあります。電子データであっても記載する内容は書面で交付する場合と同様です。

適格請求書の電子データの提供は、受発注を行っているオンラインシステムを活用できます。
電子メールやサイトを介した提供、USBなどの記録用媒体を使った提供といった方法もあります。

売り手側の事前準備

インボイス制度をスタートするには、売り手側が準備しなければいけないこともあります。続いては、売り手側が準備しなければいけないことをご紹介します。

1.事業者登録するために申請書を作成する

適格請求書発行事業者になるためには、登録をしなければいけません。「適格請求書発行事業者の登録申請書」を税務署に提出し、審査を受ける必要があります。
審査が終わると「登録通知書」が発行され、「適格請求書発行事業者公表サイト」で事業者名や登録番号などの確認ができるようになります。

ここで注意したい点が、消費税の課税事業者に限られるという部分です。
法人や個人事業主、フリーランスなどの業態は問われませんが、免税事業者の場合は登録できません。

申請書を郵送で提出する場合は、国税著のホームページから登録申請書をダウンロードし、必要事項を入力してください。
記入が終わったら、管轄地域のインボイス登録センターに送付します。管轄地域は都道府県によって異なるので、確認してから提出しましょう。

e-Taxの場合は、フォームへの回答で申請できます。マイナンバーカードなどが必要ですが、郵送より早く審査が終わります。
また、記入漏れを防げるというメリットもe-Taxならではです。

2.取引業者ごとに交付されている書類を確認する

取引業者によって交付している書類が異なる場合もあります。
そのため、どのような書類が交付されているか、インボイス制度を導入する前に確認しておくことも重要です。

雑収入も含め、インボイスの交付が求められるか前もって確認しておけば慌てずに済みます。

書類などをどう見直すとインボイスになるか、という点も確認してください。
登録番号や適用税率、消費税額などがわかるようになっていれば問題ありません。状況によっては、システム改修も必要です。

買い手側の事前準備

売り手側だけではなく、買い手側も事前に準備しなければいけないことがあります。最後に売り手側が行うべき事前準備についてご紹介します。

双方がしっかり準備できていれば、トラブルなども回避しやすいでしょう。

1.インボイスが必要な取引か確認する

インボイスが必要な取引かどうか、という点は忘れずに確認すべきポイントです。
継続性がない一度だけの取引きや金額が小さい取引きに関しても、基本的にはインボイスの保存が仕入れ税額控除の条件となっています。

しかし、インボイスの保存がいらない特例もあります。それは、3万円未満の公共交通機関や従業員への日当、出張旅費、通勤手当などです。
特例もあるので、仕入れや経費がどちらに当てはまるか確認することは重要です。

2.請求書・納品書などを保管する

インボイス制度を導入したら、「一定の事項を記載した帳簿及び適格請求書などの請求書等の保存」が原則として必要になります。
つまり、適格請求書や適格簡易請求書として認められる請求書、納品書、領収書、仕入れの明細書、レシートなどを保存しておかなければいけません。

保存期間は、課税期間の末尾の翌日から2カ月を経過した日から7年間となっています。
保存形式は、電子メールやインターネット上の電子データでも問題ありません。

3.帳簿の記載方法や仕入税額の算出方法を調べる

帳簿に記載する方法や仕入税額の算出方法に関しても、あらかじめ調べておくことが大切です。
帳簿には、課税仕入れの相手方の氏名または名称や取引きを行った日付、軽減税率の対象品目であることを示す取引内容、対価の額を記載します。
これらは保存しなければいけない内容なので、記載されているか確認しておいてください。

仕入税額の算出方法は、積上計算と割戻計算の2種類です。
積上計算はインボイスに記載されている消費税額を積み上げる方法で、仕入れ税額も積上計算しなければいけません。

割戻計算は税込売上高の合計額をもとにして売上げに対してどのくらい税金がかかったか計算します。

まとめ

インボイス制度を導入すると、これまでとは請求書の書き方などが異なります。
制度のスタートは2023年10月に迫っているため、今のうちに準備できることはしておくことが重要です。
早めに準備しておけば、足りない部分があっても焦らずに済みます。

（編集：創業手帳編集部）